Datum i Excel

Vi arbetar ofta med datum i Excel – kanske vill vi skapa datum för nästa månads arbetsveckor, eller t.ex. beräkna skillnaden i antal månader mellan två datum.

Inte oväntat så erbjuder Excel en rad formler och andra hjälpmedel som hjälper till med datumberäkningar.

Introduktion till datum i Excel

Ett datum i Excel är i själva verket ett heltal som uttrycker hur många dagar som har förflutit sedan den 1 januari 1900. Nedanstående bild åskådiggör detta.

Siffran till vänster (41 256) är exakt samma sak som 13 december 2012, dvs att 41 256 dagar har passerat sedan den 1 januari 1900.

datum-1 — Den enda skillnaden mellan de två cellerna ovan är att cell E3 har ett datumformat vilket inte cell B3 har.

Skottårs-buggen 29/2/1900

Excel hanterar år 1900 som ett skottår, vilket egentligen är felaktigt då 1900 inte alls var något skottår, i alla fall inte enligt gällande gregoriansk kalender.

Enligt den gregorianska kalendern är århundratal (1800, 1900 etc.) skottår endast om de är jämt delbara med 400, till skillnad från den julianska kalendern där samtliga år som är jämt delbara med 4 är skottår.

Effekten av detta är att den 29/2/1900 existerar i Excel – en dag som egentligen inte fanns. Vissa menar att anledningen till detta är ett “arv” från Lotus 123 som skulle haft denna bugg, och att Microsoft inte kunde göra annat än att anamma buggen pga. önskad kompatibilitet mellan Excel och Lotus.

Specialvariant: 1904-systemet

Om man vill kan man ändra inställningarna i Excel så att datumserien istället börjar den 1 januari 1904; detta för att möjliggöra kompatibilitet med Macintosh som tydligen påbörjar sin tideräkning just 1904. Denna inställning bör självfallet undvikas, men vill du ändra så gör du det här:

Du kan vid behov ställa in Excel att använda 1904-systemet för datum.

Skriva in datum i Excel

Datum kan skrivas in manuellt eller via formler. Excel godtar ett flertal sätt att skriva in datum, som t.ex.

29-1-2012

För att snabba på manuell instansning av datum så kan året skrivas med endast två siffror:

29-1-12

Brytpunkten 29/30

Om du skriver in årtalet med endast två siffror så har Excel en brytpunkt vid 29/30. Detta innebär att 29 kommer att tolkas som 2029, medan 30 skrivs ut som 1930.

Skriva ut dagens datum i Excel (manuellt)

Tangentbordsgenvägen CTRL + SHIFT + ; skriver med automatik ut dagens datum i markerad cell. (CTRL + SHIFT + : skriver istället ut aktuell tid).

Skriva ut dagens datum i Excel (med formel)

Vill du istället skriva in ett datum som Excel löpande uppdaterar (dvs som alltid visar dagens datum) så kan du använda formeln TODAY (IDAG)

datum-4 — Observera att Excel kommer varje dag att uppdatera detta till dagens datum.

Formattera datum

Som nämnts ovan så är datum i Excel egentligen heltal, men att vi via format kan få cellen att visa datum i mer läsbara format. Högerklicka på cellen och välj “Format Cells“:

Om du inte finner ett lämpligt format bland de datumformat som visas, kan du själv anpassa formatet via “Custom“:

Bryta ut delar av ett datum i Excel

Med hjälp av formler kan vi bryta ut t.ex. “månad” från ett datum. Följande formler bryter ut datumdelar:

DAY (DAG)
MONTH (MÅNAD)
YEAR (ÅR)

Sätta ihop datumdelar till ett komplett datum

Med hjälp av formeln DATE (DATUM) kan du enkelt sätta ihop olika datumdelar till ett komplett datum:

Beräkna tidsintervall

Subtraktion av två datum leder till att Excel helt enkelt subtraherar antalet dagar. Med andra ord, vill du beräkna antalet dagar mellan två datum så kan enkel subtraktion användas:

Beräkna tidsintervall: DATEDIF

Vill du istället beräkna antal månader eller år utifrån skillnaden mellan två datum så måste du använda formeln DATEDIF (och som heter DATEDIF även på svenska). Detta är en mycket sparsamt dokumenterad formel (Microsoft låtsas som om den inte fanns fast den har hängt med många år) och som löser detta galant: