Skapa en Pivottabell i Excel
Pivot-tabeller i Excel ger dig effektiva sammanställningar av större mängder data. Pivottabellen är dynamisk till sin karaktär, vilket innebär att den med lätthet kan uppdateras om grunddatan ändras.
Några olika syften med Pivottabeller kan t ex vara:
- Vaska fram totaler mm. per något
- Göra en datamängd mer förståelig (gruppering)
- Skapa presentationer eller underlag för analyser
Exempel på en Pivottabell i Excel
Nedanstående bild visar ett enkelt exempel på vad en Pivot-tabell kan åstadkomma.
Vi ser att tabellen till höger (vilken alltså är själva Pivottabellen) på ett väldigt konkret sätt ger oss en sammanställning över “antal per produkttyp“. I det här skolexemplet har vi endast åtta rader med grunddata, men vi kan ju lätt tänka oss 10 000 rader med grunddata som ska sammanställas.
Hur du skapar en Pivottabell i Excel
Följande exempel visar hur du enkelt skapar en pivottabell i Excel. Jag använder här Excel 2010 (engelsk version), men det fungerar på i princip exakt samma sätt oavsett Excelversion.
1. Markera aktuellt dataområde
Se till att ta med kolumnrubrikerna till det markerade området.
2. Insert – PivotTable – PivotTable
3. Välj var du vill att din nya Pivottabell ska hamna
I bilden nedan så visar den övre pilen det fält som anger grunddataområdet, dvs det cellområde som du nyss markerat. Den andra pilen visar om du vill att tabellen ska hamna på samma ark som grunddatan, eller rent av på ett nytt ark.
Följande fönster kommer därefter att visas:
4. Ange vilka kolumner som ska bygga upp Pivottabellen
I exemplet klickar vi på TYP och ANTAL, som alltså var två av våra kolumnrubriker. Vi säkerställer därefter att TYP hamnar under ROW LABELS samt att ANTAL hamnar under VALUES. Om de inte skulle hamn rätt från början så kan du dra dem till önskad box.
5. Säkerställ att Pivottabellen verkligen kommer att summera (och inte bara räkna antalet poster)
En pivottabell kan göra många typer av beräkningar varav den vanligaste man använder är summering. Men en tabell kan också t ex räkna antalet poster.
Om vi ser att din tabell inte är inställd på summering så ändrar du detta enkelt via följande meny:
6. Lägg till ett övergripande filter om så önskas
Du kan enkelt ange att en viss kolumn av din grunddata ska utgöra ett övergripande filter, och som alltså placeras ovanför Pivottabellen:
7. Din nya Pivottabell är nu klar!
Kort angående fälten som bygger upp en Pivottabell
Det finns en visuell logik i hur dialogen för “Row Labels” och “Column Labels” är uppbyggd. Tänk dig det hela som “det övre vänstra hörnet på kalkylbladet“. Och “innanför” rader och kolumner så placerar vi våra värden. Nedanstående bild klargör förhoppningsvis det hela:
Allmänt om begreppet Pivottabeller
Ordet “pivottabell” är inte ett gammalt vetenskapligt begrepp e dyl, utan en typ av tabell som kom att tas fram i och med utvecklingen av kalkylprogram och andra typer av databas- och ekonomiprogram. Microsoft anses vara grundare till begreppet i och med att man började att inkludera pivottabeller i just Excel.
Fenomenet pivottabell återkommer idag i en stor mängd datorprogram, och funktionaliteten finns inkluderad i många program och system (under olika namn).
Svenska Akademins Ordlista förklarar ordet “pivot” som “något som vrids kring en tapp”. I fallet med Excels pivottabeller så är de ju dynamiska samt att man enkelt kan “vrida” hela tabellen, dvs kasta om kolumner och rader.
Slutligen kan nämnas att Excels pivottabeller blir mer och mer intressanta nuförtiden i och med att Excel ibland används som gränssnitt mot olika affärssystem (ERP) och “kuber” i realtid. Just Pivottabeller brukar där vara ett vanligt inslag. Vidare så möjliggör ett insticksprogam till Excel, Power Pivot, uppkoppling mot en stor mängd databaser och system. Och informationen presenteras där via – ja just det – pivottabeller.
